Από τα μέτρα πρόληψης της πανδημίας του COVID – 19 δεν θα μπορούσε να εξαιρεθεί και ο τρόπος διεξαγωγής των συνεδρίων, καθώς σύμφωνα με εγκύκλιο του υπουργείου τουρισμού, που δημοσιεύθηκε στον ιστότοπο Διαύγεια στις 3/7/20 τα επιστημονικά, επαγγελματικά και λοιπά συνέδρια θα πρέπει υποχρεωτικά να γίνονται με φυσική παρουσία προκαθορισμένου αριθμού προσώπων και σύμφωνα με όλους τους υγειονομικούς κανόνες.
Ιωάννας Διβριώτη | 10/07/20
Προβλέπεται ταυτόχρονη διαδικτυακή μετάδοση για τους υπόλοιπους εγγεγραμμένους σύνεδρους. Οι διοργανωτές μπορούν να επιλέξουν εξ αρχής την διεξαγωγή του συνεδρίου αποκλειστικά μέσω του διαδικτύου. Η χρήση της μάσκας είναι υποχρεωτική για το προσωπικό (υπάλληλοι, τεχνικοί) και προαιρετική για τους σύνεδρους, ενώ η διανομή υλικού των συνεδρίων (καρτέλα συνέδρου, πιστοποιητικά) θα γίνεται ηλεκτρονικά, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με χρήση sms, ή από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Σε περίπτωση εμφάνισης ύποπτου κρούσματος, αυτό απομονώνεται σε ειδικά διαμορφωμένο από πριν χώρο κοντά στην είσοδο του συνεδριακού κέντρου.
Οι νέες οδηγίες για την διεξαγωγή των συνεδρίων προβλέπουν λεπτομέρειες για τον τρόπο προετοιμασίας του συνεδρίου, τα μέτρα ατομικής υγιεινής, τον έλεγχο εισόδων, την τήρηση αποστάσεων, την καθαριότητα και απολύμανση των κοινόχρηστων χώρων, την επικοινωνία με τη γραμματεία του διοργανωτή, την διεξαγωγή του συνεδρίου, τον σχεδιασμό των αιθουσών, την απολύμανση του συνεδριακού χώρου αλλά και τον αερισμό και κλιματισμό του. Πιο συγκεκριμένα:
- Καθ’ όλη τη διάρκεια του συνεδρίου λειτουργούν οι κεντρικές είσοδοι του συνεδριακού κέντρου/Ξενοδοχείου προκειμένου να ελέγχεται με σκανάρισμα του barcode το καρτελάκι του κάθε εισερχόμενου.
- Ιδιαίτερη έμφαση δίνεται στην απολύμανση των κοινόχρηστων χώρων (νιπτήρες, πόμολα και επιφάνειες που αγγίζονται συχνά), στην συχνή αποκομιδή των απορριμμάτων, ενώ όλοι οι συνεδριακοί χώροι θα πρέπει να αερίζονται συχνά και όλες οι πόρτες να διατηρούνται διάπλατα ανοικτές.
- Κατά την διεξαγωγή του συνεδρίου η γραμματεία θα πρέπει να βρίσκεται σε εμφανή και άνετο χώρο, που φέρει στο μπροστινό της μέρος plexiglass. Το προσωπικό της γραμματείας φορά υποχρεωτικά μάσκα, ενώ μπροστά από κάθε άτομο θα πρέπει να υπάρχει αντισηπτικό.
- Στο πάνελ οι καρέκλες των συντονιστών και των προέδρων θα πρέπει να τηρούν τις προβλεπόμενες αποστάσεις και να υπάρχουν αντισηπτικά και εμφιαλωμένα νερά.
- Τα μικρόφωνα και τα χειριστήρια του pondium θα πρέπει να απολυμαίνονται μετά από κάθε ομιλία/ ερώτηση.
- Υπάρχει ρητή οδηγία μη συμμετοχής των ατόμων με συμπτώματα του αναπνευστικού και η αποφυγή χρήσης εντύπων η οποία αναπληρώνεται με τη δημιουργία ειδικής για το συνέδριο εφαρμογής (application) και κωδικών QR CODE στις εισόδους με όλες τις σημαντικές πληροφορίες.
- Ο μέγιστος αριθμός ατόμων ανά αίθουσα ορίζεται στο 50% της συνολικής χωρητικότητας σε καθήμενους, ενώ οι χώροι των κυλικείων και catering θα λειτουργούν σύμφωνα με τα πρωτόκολλα λειτουργίας που προβλέπονται για την εστίαση σε σχετικές εγκυκλίους.
- Ειδικές πινακίδες, banner και χάρτες θα πληροφορούν το κοινό και τους επισκέπτες εντός του συνεδριακού κέντρου, ενώ η χρήση του ανελκυστήρα επιτρέπεται μόνο σε ΑΜΕΑ και για την μεταφορά φορτίων τηρώντας όλα τα μέτρα υγιεινής και ασφάλειας.
- Η αποξήλωση των εγκαταστάσεων θα γίνεται σύμφωνα με τους όρους που ισχύουν για τις κατασκευαστικές εταιρίες, τα συνεργεία και το τεχνικό προσωπικό.
